Informativa privacy per il sito e il servizio chatbot

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Ortho-Next S.r.l., C.F. e P. IVA 11620580966, in persona del legale rappresentante pro tempore Dott. Vito Lavanga, con sede legale in Via Matteotti n. 59, 20015 Parabiago (MI), PEC: orthonext@legalmail.it. Contatto privacy: privacy@orthonext.it.

Ortho-Next non ha attualmente designato un Responsabile della protezione dei dati, sulla base della valutazione organizzativa indicata nell’informativa generale ai pazienti. Tale valutazione deve essere riesaminata se cambiano dimensioni, finalità, volume, sistemi o modalità dei trattamenti.

La presente informativa integra, per il solo servizio chatbot, l’informativa generale di Ortho-Next relativa alle prestazioni sanitarie e agli altri trattamenti dei pazienti.

2. Quali dati raccoglie il chatbot

Il chatbot può trattare nome, cognome, numero di telefono, eventuale indirizzo e-mail, dati relativi alla richiesta di appuntamento, sede o professionista eventualmente indicato, data e fascia oraria, richieste di modifica o cancellazione, contenuto della sessione di prenotazione e dati tecnici necessari alla sicurezza e al funzionamento del servizio.

Il servizio è progettato per non raccogliere dati relativi alla salute. Non devono essere trasmessi tramite il chatbot diagnosi, sintomi, referti, immagini diagnostiche, terapie, farmaci, informazioni pre- o post-operatorie o altri dati clinici.

La richiesta di un appuntamento presso la struttura sanitaria può, in determinate circostanze, rivelare indirettamente l’esistenza di un rapporto sanitario. Per questo motivo il servizio opera secondo criteri di minimizzazione, accesso limitato e comunicazioni neutrali. Se l’interessato trasmette spontaneamente dati clinici, Ortho-Next li tratta soltanto nei limiti eventualmente necessari per gestire l’evento, la sicurezza o la richiesta di trasferimento a un operatore, senza utilizzare il chatbot per finalità diagnostiche o terapeutiche.

3. Finalità e basi giuridiche

I dati sono trattati nell’ambito dei trattamenti T02, T09, T12, T13 e T15 del Registro di Ortho-Next per:

• ricevere e gestire richieste di appuntamento, modifica o cancellazione;
• verificare le disponibilità e aggiornare l’agenda;
• inviare conferme, promemoria e comunicazioni operative;
• gestire, ove attivate, chiamate outbound e promemoria organizzativi relativi a prestazioni o interventi già programmati, senza comunicare dettagli clinici non necessari;
• gestire interazioni vocali, audio, trascrizioni e metadati soltanto se necessari alla specifica funzione attivata;
• rispondere a richieste organizzative relative ai servizi e alle sedi;
• trasferire la conversazione o la chiamata a un operatore umano quando necessario;
• amministrare account, autorizzazioni, accessi, log, incidenti e sicurezza IT;
• gestire richieste di esercizio dei diritti, reclami e obblighi di legge.

Per i dati comuni, la base giuridica è, secondo l’operazione concreta, l’esecuzione di misure precontrattuali o del rapporto richieste dall’interessato, l’adempimento di obblighi di legge e, ove necessario, il legittimo interesse del Titolare alla sicurezza, alla continuità del servizio e alla gestione documentata delle richieste, nel rispetto dei diritti e delle libertà degli interessati.

Il trattamento dei dati relativi alla salute non deve essere esteso a strumenti AI o vocali per finalità amministrative se non è necessario, specificamente autorizzato e assistito da garanzie adeguate. Non sono effettuati marketing, ricontatti commerciali, profilazione commerciale o comunicazioni promozionali tramite il chatbot.

4. Assistente virtuale e trattamento automatizzato

Il servizio utilizza un assistente virtuale che elabora automaticamente i messaggi esclusivamente per le funzioni organizzative descritte in questa informativa. L’assistente non effettua diagnosi, prescrizioni, valutazioni cliniche, triage sanitario, profilazione sanitaria o decisioni sull’accesso alle prestazioni.

Le decisioni cliniche e ogni valutazione sanitaria restano di esclusiva competenza dei professionisti sanitari. L’interessato può chiedere il trasferimento a un operatore umano. Il servizio non deve essere utilizzato per urgenze o emergenze né per ottenere indicazioni terapeutiche.

Il trattamento non comporta decisioni basate esclusivamente su un processo automatizzato che producano effetti giuridici o incidano analogamente in modo significativo sull’interessato. Un eventuale mancato completamento della prenotazione per indisponibilità di orari, errore tecnico o necessità di intervento umano non costituisce una decisione sanitaria automatizzata e può essere verificato tramite Ortho-Next.

5. Responsabili e destinatari

I dati possono essere trattati, nei limiti necessari, da personale autorizzato di Ortho-Next, professionisti e collaboratori coinvolti nella gestione organizzativa e dai fornitori tecnici autorizzati per chatbot, piattaforme vocali, messaggistica, calendario, telefonia, database e sicurezza IT.

I fornitori tecnici individuati dal Registro per i flussi rilevanti sono, ove effettivamente attivati, Jarvis/chatbot e piattaforme vocali, ElevenLabs, provider di telefonia o VoIP incluso DIDWW se utilizzato, Google Workspace/Google Drive e OpenAI – ChatGPT Business soltanto per le funzioni e i dati autorizzati. Il relativo elenco, il ruolo privacy, le funzionalità utilizzate, i sub-responsabili e i Paesi di trattamento devono essere mantenuti aggiornati da Ortho-Next.

MioDottore, eFAT e gli altri soggetti indicati nel Registro per attività diverse sono destinatari del chatbot soltanto se il flusso è concretamente integrato con tali sistemi. I dati possono inoltre essere comunicati a autorità, enti pubblici o altri destinatari quando ciò sia imposto dalla legge o necessario per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto.

6. Trasferimenti verso Paesi terzi

Alcuni fornitori o sub-responsabili possono comportare trasferimenti o accessi da Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Tali trasferimenti sono effettuati soltanto dopo la verifica del Capo V GDPR e sulla base di una decisione di adeguatezza, di clausole contrattuali standard o di altra garanzia prevista dalla normativa applicabile.

Le informazioni aggiornate sui fornitori, sui Paesi coinvolti, sulle modalità di accesso e sulle garanzie applicate possono essere richieste a Ortho-Next all’indirizzo indicato nella presente informativa.

7. Conservazione

I dati sono conservati secondo i periodi definiti nel Registro dei trattamenti e nelle policy applicabili, evitando conservazioni generalizzate:

• i dati della prenotazione, dell’agenda e le comunicazioni operative sono conservati fino alla conclusione della gestione dell’appuntamento e per il periodo ulteriore necessario agli adempimenti amministrativi, contabili, fiscali o alla tutela dei diritti;
• audio, trascrizioni e metadati relativi a chatbot, sistemi vocali, telefonia e promemoria sono conservati soltanto per il periodo specifico definito per il servizio e, ove non necessari, non sono registrati o sono cancellati tempestivamente;
• eventuali registrazioni audio non sono effettuate salvo attivazione documentata della funzione e necessità specifica; in tal caso deve essere definito un termine autonomo di cancellazione;
• i dati tecnici, i log e i ticket di sicurezza sono conservati secondo la policy IT, per il tempo necessario alla sicurezza, agli audit, alla gestione degli incidenti e alla tutela dei diritti;
• i dati presenti in Google Workspace/Google Drive, nei sistemi di agenda o nei sistemi clinici sono conservati secondo il relativo piano di conservazione e non per il solo fatto di essere transitati dal chatbot;
• i dati relativi a promemoria preoperatori sono limitati alle informazioni organizzative indispensabili e sono cancellati o trasferiti nei sistemi pertinenti secondo il periodo applicabile al trattamento T13;
• i dati contenuti nei backup sono soggetti al ciclo di vita tecnico del sistema di backup e non sono utilizzati per finalità ulteriori.

I dati clinici eventualmente trasmessi per errore al chatbot o a un sistema vocale sono cancellati, isolati o trasferiti al canale corretto appena tecnicamente possibile, salvo necessità documentata di conservazione per obbligo di legge o tutela dei diritti.

I periodi effettivi devono essere coerenti con il Registro dei trattamenti, i contratti con i fornitori e il piano di conservazione di Ortho-Next.

8. Sicurezza

Ortho-Next e i propri fornitori adottano misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui cifratura delle comunicazioni, gestione sicura delle credenziali, accessi individuali e profilati, autenticazione rafforzata ove disponibile, logging, backup, procedure di ripristino, gestione degli incidenti, autorizzazioni limitate e cancellazione programmata.

Nessun sistema collegato a reti di comunicazione può eliminare integralmente i rischi. L’interessato deve evitare di inserire nel chatbot dati clinici o altre informazioni eccedenti rispetto alla prenotazione.

9. Conferimento dei dati

Il conferimento di nome, cognome, numero di telefono e delle informazioni necessarie per la richiesta di appuntamento è necessario per utilizzare il servizio di prenotazione tramite chatbot. L’eventuale mancato conferimento impedisce di completare la richiesta tramite tale canale, ma non pregiudica la possibilità di contattare Ortho-Next con modalità alternative.

L’indirizzo e-mail è facoltativo, salvo che sia necessario per una specifica modalità di comunicazione richiesta dall’interessato. Non è necessario fornire dati clinici al chatbot.

10. Diritti dell’interessato

Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, l’interessato può chiedere a Ortho-Next l’accesso ai dati personali, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati e può opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. Può inoltre revocare il consenso quando il trattamento si fonda sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.

Le richieste possono essere inviate a privacy@orthonext.it oppure alla sede del Titolare, indicando nell’oggetto “Esercizio diritti privacy”. Ortho-Next può chiedere le informazioni necessarie a verificare l’identità del richiedente.

L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia n. 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it.

I diritti relativi ai dati sanitari, al Fascicolo Sanitario Elettronico, alla refertazione online, alle registrazioni audio/video e all’utilizzo di immagini o casi clinici sono disciplinati dall’informativa generale di Ortho-Next e dagli eventuali moduli separati.

11. Valutazione d’impatto e aggiornamento

Ortho-Next valuta, prima dell’attivazione o dell’estensione del servizio, la necessità di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, tenendo conto dell’uso di nuove tecnologie, del contesto sanitario, dell’eventuale trattamento incidentale di dati relativi alla salute, del volume dei dati, dei trasferimenti internazionali e delle misure di sicurezza.

La presente informativa è aggiornata quando cambiano finalità, flussi, fornitori, piattaforme, Paesi di trattamento, tempi di conservazione o funzionalità del chatbot.

Ultimo aggiornamento: 14 ottobre 2026